PENGENALAN : APA ITU SISTEM MAKLUMAT SUMBER MANUSIA (SMSM)

Sistem adalah suatu set unsur yang dicipta dan berinteraksi antara satu sama lain. Ianya dicipta bagi mencapai sesuatu objektif atau sasaran yang mana ianya menghubungkan sesama unsur dan akan menentukan bagaimana sistem itu berfungsi. Sistem terdiri daripada input, mekanisme memproses dan output.

Sistem maklumat merupakan gabungan sumber dari institusi, perkakasan, perisian, rangkaian komunikasi dan data yang mengumpulkan, menukar dan menyebarkan maklumat di dalam suatu organisasi.

Sistem maklumat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berkaitan yang berfungsi untuk mengumpul (atau mendapatkan kembali, memproses , menyimpan dan mengagihkan maklumat. Ianya bertujuan untuk menyokong, proses membuat keputusan dan pengawalan di sesebuah organisasi. Maklumat-maklumat ini boleh membantu organisasi, pihak atasan dan pekerja menganalisis masalah, menggambarkan subjek-subjek yang kompleks serta mencipta produk-produk baru. (Kenneth C.Ludon 2002).

Pada pendapat saya sistem maklumat sumber manusia adalah salah satu cara yang sistematik menyimpan data dan maklumat secara atas talian dan boleh disebarkan secara keseluruhan dalam suatu organisasi. Proses ini akan membantu dalam proses membuat keputusan dan pengawalan di sesebuah organisasi. Antara proses sumber manusia yang dijalankan menggunakan sistem maklumat adalah mengemaskini butir peribadi, permohonan cuti, pengisytiharaan harta, pembangunan dan latihan, penilaian prestasi dan lain-lain.

Sebagai contoh, proses mengemaskini butir peribadi pekerja, pekerja boleh melakukannya sendiri dengan menggunakan capaian sistem maklumat yang disediakan organisasi. Tiada borang yang perlu diisi atau dikumpulkan bagi tujuan mengemaskini data sebaliknya mengemaskini secara atas talian lebih menjimatkan masa dan mengurangkan kos penggunaan kertas dan sebagainya. Selain itu juga, tenaga kerja bagi memasukkan data juga dapat dikurangkan dengan hanya ada seorang sahaja pegawai yang mengawal selia data-data yang dimasukkan kerana pekerja sendiri telah mengemaskini rekod peribadi mereka.

Selain itu juga, terdapat kelemahan menggunakan proses atas talian ini seperti ketiadaaan bekalan elektrik untuk satu tempoh yang lama berlaku ataupun sistem maklumat mengalami masalah yang menyebabkan maklumat tidak dapat diakses sekiranya diperlukan dengan kadar segera. Oleh yang demikian, organisasi-organisasi perlu memikirkan inisiatif lain supaya sistem maklumat yang dibina akan mampu memberikan maklumat yang diperlukan pada masa yang ditetapkan.

Kavanagh et al (1990) Human Resources Information system. Boston : PWS-Kent